“Organizational layers are like sweaters. They are insulators. When you go outside and you wear sweaters, it’s difficult to know how cold it is” (jack welch)
Bapak/Ibu sekalian, pernahkan anda mengajukan pinjaman ke bank?
Biasanya para pemimpin cabang diberikan limit tertentu. Misalnya 2 Milyar. Sehingga untuk pinjaman-pinjaman di atas 2 Milyar, maka approval atas 2 Milyar harus diberikan oleh Kepala Kantor Wilayahnya. Pak Kakanwil juga diberikan limit, misalnya 5 Milyar. Jadi pengajuan pinjaman di atas 5 Milyar harus dimintakan persetujuan kepada Board Of Director di Kantor Pusat nan jauh di sana.
Jadi kalau Bapak/Ibu mengajukan pinjaman 10 Milyar. Loan Application bapak/ibu akan di-“proses” oleh account officer di kantor cabang, jika sudah approved akan diajukan ke pejabat pemutus di level cabang. Jika si pemimpin cabang setuju, maka berkas loan application tadi akan diteruskan ke kantor wilayah (biasanya di Surabaya). Diperiksa lagi oleh para staff di kantor wilayah, dan diajukan ke pejabat pemutus (para Kakanwil). Jika Kakanwil setuju, ,maka berkasnya dikirim lagi ke kantor pusat (biasanya di Jakarta). Diperiksa lagi oleh staff di kantor pusat, dan kemudian diajukan ke pejabat pemutus (komite kredit dan direksi).
Kalau saya mau negosiasi, misalnya minta bunga diturunkan, prosesnya akan berulang, dari denpasar, ke surabaya, ke jakarta.
Jika anda seperti saya, frustasi enggak?
Bapak/Ibu sekalian, walaupun saya frustasi ‘deal’ dengan bank yang selalu seperti itu, tapi saya tidak complain. Buat bisnis saya, semakin mereka berputar-putar, semakin bagus. Kalau bisa dari Surabaya, ke Jakarta ditambah macet di Gambir, dan putar-putar di Monas dulu, baru ada keputusan. Buat BPR Lestari ini menjadi kesempatan. Saya selalu bilang sama anak-anak kantor, “Keputusan dilakukan di meja ini (saya menunjuk meja saya, di kantor saya di Teuku Umar-Denpasar) langsung”.
Saya bisa menunjuk beberapa kelemahan dari sistem pendelegasian otoritas ini. Misalnya bagaimana mungkin loan yang sudah di-approve seorang Pemimpin Cabang (pangkatnya mungkin senior manager) harus diperiksa ulang oleh seorang junior staffer di Kantor Wilayahnya. Dan bagaimana men-justifikasi jika loan approval yang sudah diberikan oleh Kakanwil-nya (pangkatnya mungkin Vice President), juga dire-eksaminasi oleh junior staffer yang baru lulus pelatihan di Kantor Pusat. It just doesn’t make sense to me…
Belum lagi jika terjadi kegagalan kredit, siapa yang bertanggung jawab? Karena semua tanda tangan, maka tanggung jawab menjadi bersama-sama. Tidak akan ada ‘single responsibility’. Biasanya yang pangkatnya paling rendah menjadi korban.
Bapak/Ibu sekalian, birokrasi as much as needed, untuk mengatur perkerjaan atau organisasi yang besar jumlah orangnya, sangat mungkin menjadi poison pil (pil beracun) bagi organisasi-nya. Diperlukan, namun juga meracuni. Jika birokrasi tidak dibatasi, dia akhirnya akan self destruktif. Contoh kecil bagaimana proses pengambilan keputusan terhadap sebuah loan application yang saya jelaskan di atas hanyalah sebagian kecil dari problematika organisasi.
Dan jangan dibiasakan untuk memecahkan masalah dengan menciptakan layer-layer birokrasi lagi. Seperti Jack Welch bilang, birokrasi seperti sweaters. Sweater akan menghangatkan kita, namun jika dipakai terlalu banyak, kita tidak akan tahu lagi seberapa dingin sebenarnya temperatur di sekeliling kita.
Para ‘birokrat’ ini cenderung menikmati keadaan ini. Dan biasanya akan mati-matian mempertahankan birokrasinya. Jika ini dibiarkan terus membesar bisa menjadi “living organism” yang terpisah dari organisasi induknya. Ia bisa memakan organisasi induknya. Seperti film-film science fiction, dimana sistem komputer yang sebenarnya diciptakan oleh manusia, kemudian berbalik menguasai manusia.
Pak Gubernur mungkin merasakan betapa sulitnya menggerakkan birokrasi di bawahnya. Berulang kali saya mendengar Pak Mangku berkata keras, misalnya mengenai rabies, mengenai shortage listrik, namun belum ada ‘hasil”-nya.
Jabatan wakil menteri mungkin akan mengulang kisah klasik management ini. Seorang presiden membutuhkan menteri koordinasi, yang mengkoordinasikan menteri-menterinya, dan seorang menteri membutuhkan seorang wakil menteri untuk mengkoordinasikan dirjen-dirjen di bawahnya. Bagaimana jika sang dirjen memerlukan wakil untuk ‘mengkoordinasikan’ bawahan-bawahannya. Dan seterusnya.
Bagaimana dengan anda dan perusahaan anda?
Semoga bermanfaat dan salam dahsyat.
